Estimado (a) colaborador (a):

Quienes formamos parte de la Asociación de Agentes Aduanales de Nuevo Laredo A.C.,  tenemos la suerte de trabajar en una de las organizaciones más admiradas de la región, con una reputación que ha sido salvaguardada con el paso de los años, mediante una amplia cultura de integridad y conducta ética.

Nuestra Asociación se creó con base a esta confianza y reputación. Esto influye en cómo los (las) agremiados(as) aprecian nuestros servicios y nos perciben como inversión. En años recientes, hemos visto una gran cantidad de ejemplos de poderosas organizaciones que contaban con reputaciones sólidas y que luego quedaron manchadas para siempre a causa de acciones no éticas de unas pocas personas o hasta de una sola persona.

Debido a que nuestro éxito está tan estrechamente ligado a nuestra reputación, es responsabilidad de todos(as) nosotros(as) proteger dicha reputación.

Actuar con integridad es más que proteger la imagen y la reputación de nuestra Asociación, o evitarle problemas legales. Es también mantener un lugar donde todos(as) estemos orgullosos(as) de trabajar. Se trata de que cada uno(a) de nosotros(as) estemos conscientes de que hacemos lo correcto. Esto significa actuar con honestidad y tratar, a cada uno(a) de nosotros(as), a nuestros(as) usuarios(as), agremiados(as) y proveedurías, de manera justa y con dignidad.

El Código de Conducta de Gestión es nuestra guía de conducta adecuada. Junto con otros lineamientos de la Asociación, hemos establecido normas para garantizar que todos hagamos lo correcto.

Conserve el Código con usted y consúltelo frecuentemente. Cuando tenga preguntas, busque orientación.

Con su ayuda, estoy seguro(a) de que nuestra organización seguirá mereciendo la confianza que todos(as) nos tienen.

Qué se espera de cada uno(a).

Cumplimiento con el Código y la Ley.

Comprenda el Código. Cumpla con el Código y la ley dondequiera que esté.
Utilice un buen juicio e incluso evite que se produzca una conducta indebida.
Considere sus acciones y pida consejo.
Si alguna vez tiene una duda sobre una conducta, pregúntese:

  • ¿Es congruente con el Código?
  • ¿Es ético?
  • ¿Es legal?
  • ¿Reflejará bien mi imagen y la de la Asociación?
  • ¿Me gustaría leer sobre esto en el periódico?

Si la respuesta es “No” a alguna de estas preguntas, no lo haga.
Si aún tiene dudas, pida consejo. El Código intenta contemplar muchas de las situaciones a las que se enfrentan los (las) empleados(as), pero no puede considerar todas las circunstancias. Puede procurar obtener ayuda de su:

  • Gerencia
  • Dirección
  • Consejo Directivo.
  • El (la) asesor(a) legal de la Organización.

Qué se espera de las gerencias.

Promuevan una cultura de ética y cumplimiento.

Las gerencias siempre deben ser modelos de la conducta adecuada. Como gerencia, usted debe:

  • Garantizar que las personas que están a su cargo comprendan sus responsabilidades según el Código y otras políticas de la Asociación.
  • Aprovechar las oportunidades para analizar con los (las) empleados(as) el Código y reforzar la importancia de la ética y el cumplimiento.
  • Crear un ambiente donde los (las) empleados(as) se sientan cómodos(as) al presentar inquietudes.
  • Valorar las conductas con relación al Código y otras políticas de la Asociación cuando se evalúe a los (las) empleados(as).
  • Nunca fomentar o dar órdenes a los (las) empleados(as) para que logren objetivos organizacionales a expensas de una conducta ética o cumplimiento del Código o la ley.
  • Actuar siempre para impedir violaciones al Código o a la ley por parte de quienes estén bajo su supervisión.
  • Responda a las preguntas e inquietudes. Si se lo aborda con una pregunta o inquietud relacionada con el Código, escuche cuidadosamente y preste toda su atención a el (la) empleado(a). Solicite aclaración e información adicional. Responda todas las preguntas si puede, pero no crea que debe dar una respuesta inmediata. Solicite ayuda si la necesita. Si un(a) empleado(a) presenta una inquietud que puede requerir investigación conforme al Código, comuníquese con su jefe(a) inmediato(a).

Planteando inquietudes

Todos(as) tenemos la obligación de mantener las normas éticas de la Asociación. Si observa un comportamiento que le preocupa o que puede representar una violación de nuestro Código, informe acerca del problema de inmediato.

Al hacerlo, le brinda a la empresa una oportunidad de tratar el problema y solucionarlo, de preferencia antes de que se convierta en una violación a la ley o un riesgo para la seguridad o la reputación de la organización.

Recursos

Usted cuenta con varias opciones para informar acerca de problemas e inquietudes.

Puede comunicarse con su:

  • Gerencia
  • Dirección
  • Consejo Directivo.
  • El (la) asesor(a) legal de la Organización.

Confidencialidad

Cuando presente un informe puede optar por permanecer en el anonimato, si bien lo (la) incentivamos a que se identifique para facilitar la comunicación, si da a conocer su identidad, los (las) investigadores(as) tomarán toda precaución razonable para mantener confidencial su identidad, realizando una investigación minuciosa y justa. Para ayudar a mantener la confidencialidad, evite discutir estos temas o cualquier investigación con otros(as) empleados(as). Debido a que procuramos mantener estricta confidencialidad en todas las investigaciones, no podemos informarle sobre el resultado de una investigación.

Indagaciones

La Asociación considera seriamente todos los informes de posible mala conducta. Investigaremos el asunto de manera confidencial, determinaremos si se ha violado el Código o la ley, y tomaremos la medida correctiva correspondiente. Si participa en una investigación relacionada con el Código, coopere totalmente y responda a todas las preguntas con integridad y honestidad.

No habrá represalias

La Asociación valora la ayuda de los (las) empleados(as) que identifican los posibles problemas que la organización necesita abordar. Toda represalia contra un(a) empleado(a) que presente un problema con honestidad, constituye una violación al Código. Que un(a) empleado(a) haya informado acerca de una inquietud con honestidad o haya participado en una investigación no puede ser la base de una acción que perjudique su empleo, incluida la separación, el descenso de categoría, la suspensión, la pérdida de beneficios, amenazas, el acoso o la discriminación.

Si usted trabaja con alguien que haya presentado una inquietud o haya brindado información en una investigación, debe continuar tratando a la persona con cortesía y respeto. Si considera que ha sido objeto de represalias, repórtelo.

Acusaciones falsas

La organización protege a todo(a) empleado(a) que presente una inquietud con honestidad, pero es una violación al Código realizar, a sabiendas, una acusación falsa, mentir a los (las) investigadores(as) o negarse o rehusarse a cooperar con una investigación relacionada con el Código. La información honesta no implica que usted tenga que tener la razón cuando informe acerca de una inquietud, sólo tiene que asegurarse de que la información que brinda es precisa.

Registros comerciales y financieros

Garantice la exactitud de todos los registros operativos y financieros de la Asociación. Estos incluyen no sólo los estados financieros sino también otros registros, por ejemplo informes de calidad, registros de horarios, registros de gastos y presentación de formularios de reclamo de beneficios así como currículos vitae.

Garantizar los registros exactos y completos es responsabilidad de todos(as), no sólo una función del personal de recursos humanos o de administración y contabilidad. El llevar registros e información exacta se refleja en la reputación y credibilidad de la organización y asegura que la Asociación cumpla con sus obligaciones legales y regulatorias.

  • Registre y clasifique siempre las transacciones en el período contable pertinente y en la cuenta y departamento correspondiente. No retrase ni acelere el registro de ingresos o gastos para cumplir con las metas presupuestarias.
  • Los estimados y acumulados deben estar respaldados por la documentación correspondiente y basarse en su mejor juicio.
  • Asegúrese de que todos los reportes que se envían a las autoridades regulatorias estén completos, sean razonables, precisos, oportunos y comprensibles.
  • Nunca falsifique un documento.
  • No distorsione la verdadera naturaleza de una transacción.
  • No participe en los esfuerzos de otra persona para evadir. Por este motivo, los pagos deben efectuarse generalmente sólo a la persona o empresa que efectivamente proporciona los bienes o servicios. Los pagos deben efectuarse en el país de origen de la proveeduría, donde opera o donde se vendieron los bienes o prestaron los servicios, a menos que la proveeduría haya asignado legítimamente el pago o vendido sus cuentas a cobrar a otra entidad. Las excepciones deben ser aprobadas por el Consejo Directivo.

Bienes de la Empresa

Proteja los bienes de la Asociación y utilice esos bienes de la manera prevista. No utilice los bienes de la Asociación para su beneficio personal o de cualquier otra persona que no sea la organización.

  • Use su sentido común. Por ejemplo, la llamada por teléfono o correo electrónico personal ocasional desde su lugar de trabajo es aceptable. Las llamadas o correos electrónicos personales excesivos son un uso indebido de los bienes.
  • La política de la Asociación puede permitir el uso personal adicional de determinados bienes, por ejemplo un vehículo de la organización o un dispositivo de comunicación inalámbrica. Verifique siempre las políticas pertinentes para garantizar que utilice los bienes de la Asociación según lo previsto. El robo de los bienes de la Asociación, ya sea el robo físico, por ejemplo, el retiro no autorizado de un producto, equipo o información de la organización o robo a través de desfalco o información falsa intencional de horas o gastos, puede dar lugar al despido y a un proceso penal. La Asociación considera el robo en el lugar de trabajo de bienes pertenecientes a otros(as) empleados(as) de la misma manera que considera el hurto de los bienes de la Asociación.

Uso de tiempo, equipos y otros bienes

  • No participe en actividades personales durante el horario laboral que interfieran o le impidan cumplir con sus responsabilidades laborales.
  • No utilice las computadoras y los equipos de la Asociación para negocios externos, ni para actividades ilegales o no éticas tales como juegos de azar, pornografía u otro tema ofensivo.
  • No aproveche para sí mismo una oportunidad de ganancia financiera de la que tuvo conocimiento debido a su posición en la Asociación o a través del uso de un bien o información de la organización.

Ejemplos de bienes de la Asociación:

  • Dinero de la Asociación
  • Artículos de la Asociación
  • Tiempo en el trabajo y producto del trabajo de los (las) empleados(as)
  • Sistemas y programas de computación
  • Teléfonos
  • Dispositivos de comunicación inalámbrica
  • Fotocopiadoras
  • Entradas a conciertos o eventos deportivos
  • Vehículos de la Empresa
  • Información confidencial / patentada

Uso de información.

Proteja toda la información no pública de la Asociación, que incluye desde contactos e información de proveedurías, especificaciones sobre su operación e información de los (las) empleados(as).

Información no pública

No revele información no pública a nadie fuera de la Asociación, incluidos familiares y amistades. En el caso de que se requiera, tome los pasos adecuados, por ejemplo, la celebración de un acuerdo de confidencialidad para evitar el uso indebido de la información.

No revele información no pública a otros dentro de la organización a menos que tengan una razón operativa para saberla y las comunicaciones se hayan clasificado de acuerdo con la Política de protección de la información.

Los (las) empleados(as) están obligados a proteger la información no pública de la Asociación en todo momento, tanto fuera del lugar de trabajo como en el horario laboral e incluso después de finalizada la relación de trabajo.

Conserve o deseche los registros de la organización de acuerdo con las políticas de conservación de registros de la misma. Los (las) empleados(as) deben observar las instrucciones incluidas en estos controles, debido a que de no hacerlo podría exponer a la organización y sus empleados(as) a graves riesgos legales.

Privacidad

La Asociación respeta la privacidad de todos(as) sus empleados(as), agremiados(as) y proveedurías. Debemos tratar los datos personales con responsabilidad y en cumplimiento con todas las leyes de privacidad aplicables. Los (las) empleados(as) que manejan información personal de otros(as), deben:

  • Actuar de acuerdo con la ley aplicable;
  • Actuar de acuerdo con todas las obligaciones contractuales pertinentes;
  • Reunir, usar y procesar dicha información únicamente con fines operativos legítimos;
  • Limitar el acceso a la información a aquellos(as) quienes tienen un fin operativo legítimo para ver la información; y
  • Tener cuidado de evitar la revelación no autorizada.

Conflicto de interés.

Actúe en función del mejor interés de la Asociación de Agentes Aduanales de Nuevo Laredo, A.C., mientras realice su trabajo para la organización. Un conflicto de interés surge cuando sus actividades y relaciones personales interfieren o parecen interferir con su capacidad para actuar en función del mejor interés de la Asociación.

Ejerza cuidado especial si es responsable de seleccionar o negociar con una proveeduría en representación de la organización. Sus intereses y relaciones personales no deben interferir ni parecer interferir con su capacidad para tomar decisiones en el mejor interés de la Asociación.

Cuando seleccione a las proveedurías, siga siempre las pautas de contratación aplicables de la Asociación.

Inversiones externas

Evite inversiones que podrían afectar, o parecen afectar, su toma de decisiones en representación de la Asociación.

Empleo externo, discursos y presentaciones

En general, puede tener un empleo fuera de la Asociación de Agentes Aduanales de Nuevo Laredo A.C., en tanto su empleo externo no interfiera con su capacidad de realizar su trabajo con la Asociación. Consulte también las políticas y contratos de trabajo, que pueden imponer restricciones adicionales. No puede ser empleado(a), o proporcionar de algún otro modo servicios ni recibir pagos, de cualquier clientela, proveeduría o competencia de la empresa sin la aprobación previa por escrito del Consejo Directivo. Debe renovar esta aprobación anualmente. Debe tener la aprobación previa por escrito antes de aceptar pagos, reembolsos de gastos, o cualquier otro pago por discursos o presentaciones fuera de la Asociación, si:

  • Da un discurso o presentación como parte de su trabajo con otra organización o empresa;
  • El discurso o la presentación describe su trabajo en otra organización o empresa; o
  • Se le identifica formalmente en el discurso o presentación como empleado(a) de otra organización o empresa.

Servicio externo como Funcionario(a) o Director(a)

En general, usted puede desempeñarse como funcionario(a) o miembro del consejo de administración de otra empresa con fines de lucro, únicamente con la aprobación previa por escrito del Consejo Directivo de la Asociación. Debe renovar esta aprobación anualmente.

La aprobación del Consejo Directivo de la Asociación no es necesaria para:

  • Desempeñarse como funcionario(a) o director(a) de una institución benéfica u otra organización sin fines de lucro o comercial, o para desempeñarse como funcionario(a) o director(a) de una empresa familiar, a menos que la empresa sea clientela, proveeduría o competencia de la Asociación de Agentes Aduanales de Nuevo Laredo, A.C.

Regalos, comidas y atenciones

No acepte regalos, comidas u otro tipo de atenciones ni ningún otro favor de clientela o proveedurías si al hacerlo pudiera comprometer su capacidad para tomar decisiones objetivas en beneficio de la Asociación.

La aceptación de regalos, comidas u otro tipo de atenciones que supere las siguientes limitaciones debe ser aprobada por escrito por el Consejo Directivo de la Asociación.

Regalos

  • No acepte regalos a cambio de realizar algo o hacer promesas para una persona usuaria/cliente o proveeduría.
  • No pida regalos a una persona usuaria/cliente o proveeduría.
  • No acepte regalos en efectivo o equivalentes, por ejemplo, tarjetas de regalo.
  • No acepte regalos mayores a un valor modesto. Ejemplos de regalos aceptables incluyen un lapicero o una camiseta con logotipo o una pequeña canasta de regalo en las fiestas de fin de año.
  • Pueden aceptarse los presentes de valor simbólico, por ejemplo trofeos y estatuillas, que tengan inscripciones en reconocimiento de una relación de servicio.
  • Los regalos o descuentos ofrecidos a un grupo importante de empleados(as) como parte de un acuerdo entre la Asociación y un(a) cliente o proveeduría pueden aceptarse y utilizarse según lo previsto por el (la) cliente o proveeduría.

Comidas y atenciones

  • No acepte comidas u otro tipo de atenciones a cambio de realizar algo o hacer promesas para un (a) cliente o proveeduría.
  • No pida comidas u otro tipo de atenciones a un(a) cliente o proveeduría.
  • Usted puede aceptar comidas y otro tipo de atenciones ocasionales de clientela y proveedurías si al evento asiste el (la) cliente o proveeduría y los costos involucrados son acordes a las costumbres locales para las comidas y atenciones relacionadas con el negocio. Por ejemplo, las comidas de negocios habituales y la asistencia a los eventos deportivos locales, en general, son aceptables.

 Viajes y eventos importantes

Si una persona usuaria/cliente o proveeduría lo invita a un evento que implica un viaje fuera de la ciudad o estadía, consulte con su gerencia para determinar si existe justificación operativa razonable para su asistencia. En dicho caso, la Asociación debe pagar su viaje y asistencia al evento.

Rechazo de regalos, comidas y atenciones

Si se le ofrece un regalo, comida u otro tipo de atenciones que superen los límites antes indicados, rechácelos cortésmente y explique las normas de la Asociación. Si la devolución de un regalo pudiera ofender a quien lo entregó o las circunstancias en las que se entregó impiden su devolución, usted puede aceptarlo, pero debe notificar al Consejo Directivo. El Consejo Directivo es quien indica las acciones ya sea para donar el artículo a una sociedad benéfica o distribuir o sortear el artículo entre un grupo grande de empleados(as).

Regalos, comidas y atenciones para clientela y proveedurías

Los regalos, comidas y otro tipo de atenciones para usuarios(as)/clientes y proveedurías deben respaldar los intereses operativos legítimos de la Asociación y deben ser razonables y adecuados para las circunstancias. Siempre tome en cuenta las normas propias de nuestros(as) usuarios(as)/clientes y proveedurías en cuanto a la recepción de regalos, comidas y otro tipo de atenciones.

Administración del Código

El Código de Conducta de Gestión está diseñado para asegurar la uniformidad en cómo los (las) empleados(as) se comportan dentro de la Asociación y en sus negociaciones fuera de ella, y es un instrumento complementario al Reglamento Interior de Trabajo de la Asociación. Los procedimientos para tratar las violaciones potenciales al Código fueron desarrollados para asegurar la uniformidad en el proceso en toda la organización.

Ninguna serie de normas puede contemplar todas las circunstancias. Estos procedimientos pueden variar según sea necesario, para cumplir con la ley local o un contrato.

Responsabilidad

La responsabilidad de administrar el Código radica en las Gerencias de Área, con la supervisión de la Dirección General y la intervención de la Secretaría y Tesorería en primera instancia, por parte del Consejo Directivo de la Asociación.

Investigación de violaciones potenciales al Código

La Asociación considera todos los informes de violaciones potenciales al Código seriamente y se compromete con la confidencialidad y la investigación total de todas las acusaciones. El personal de Auditoría, Coordinación de Sistemas de Gestión de Calidad, la Gerencia de Administración y la Gerencia de Asesoría Jurídica de la Asociación pueden realizar o gestionar las investigaciones del Código. Los (las) empleados(as) que estén siendo investigados(as) por una violación potencial al Código tienen la oportunidad de ser escuchados(as) antes de cualquier determinación final. La Asociación sigue los procedimientos respecto a quejas en las áreas donde se aplican dichos procedimientos.

Decisiones

El Consejo Directivo de la Asociación toma todas las decisiones sobre las violaciones y disciplina del Código, pero puede delegar determinadas categorías de decisión a la Dirección General. Aquellos(as) que hayan violado el Código pueden solicitar la reconsideración de la violación y las decisiones de medidas disciplinarias.

Medidas disciplinarias

La Asociación procura imponer medidas disciplinarias que se adapten a la naturaleza y circunstancias de cada violación al Código. La Asociación actúa según lo establecido para este fin en el Reglamento Interior de Trabajo fracciones XXXIX a la XLII.
Cuando se detecta que un(a) empleado(a) ha violado el Código, el acta de la decisión final se coloca en el expediente de Personal de el (la) empleado(a) como parte de los registros permanentes del mismo.

Información de decisiones e investigaciones del Código

Las Gerencias de Área informan periódicamente todas las investigaciones pendientes del Código y decisiones finales del mismo, a la Dirección General y Secretaría del Consejo Directivo de la Asociación a fin de aplicar las medidas disciplinarias que correspondan; también publican una muestra representativa de las violaciones al Código, eliminando las características de identificación personal, en la carpeta electrónica de ISO para la capacitación de los (las) empleados(as).

Firma y acuse de recibo

Todos(as) los (las) empleados(as) nuevos(as) deben firmar un formulario de reconocimiento que confirma que han leído el Código de Conducta de Gestión y aceptan cumplir sus disposiciones. Se solicita a todos(as) los (las) empleados(as) que realicen reconocimientos similares en forma periódica. No leer el Código o no firmar el formulario de reconocimiento no es excusa para que un(a) empleado(a) viole el Código.

Excepciones

Las excepciones a las disposiciones de este Código deben ser aprobadas por el Consejo Directivo de la Asociación y se difunden de inmediato en los términos previstos por la ley.

AAANLD | © 2011 Derechos Reservados
Diseñado por: Aduanet